パンフレット・広報の臨時会合

印刷屋さんも含め、現在の広告の状況を報告。

広告協賛リストに基づき広告スペース・原稿・校正の有無等の進捗状況をそれぞれの担当者から報告。

広告リストに重複して載せてある企業等もチェック。

本日分の申し込みで広告ページが決定。後は割り振りと原稿の入手がカギとなります。

新規・継続分を含め昨年度を14万円ほど上回る広告額が集まりそうです。広報の皆様お疲れさまでした。

当初予算額を上回る広告収入で事務局としては当初予算案を見直して次回の会合で提示します。宴会費に少し上乗せ可能のようです。

次回の会合でパンフレットの校正を委員の皆でやります。よろしくお願いします。

第６回 城岳同窓会懇親会実行委員会議事録

平成２０年４月１７日

参加者：２６人　（うち那覇高校教頭　前城先生。同窓会担当　比嘉先生参加）

（会議内容）
　①パンフレット係：５月１には全て原稿がゲラ刷りされている状態にしたい。
　　（資料有）　　校長先生に文章の依頼をしているがまだ原稿をいただいていない。→明日までにはできる。（教頭）
　　　　　　　　　
留学生のレポートはできている。
　　　　　　　　　知事・那覇市長の祝辞は明日、現在の状況を確認する。（実行委員長）
　　　　　　　　　サッカーの全国大会の写真入手（比嘉先生）
　　　　　　　　　ｐ８に嘉納先輩のメッセージ（甲子園初出場の思い出）を依頼　（本人の了解済み）

＊ 各原稿に関しては各担当で確認することが決まっている。

②会場係：・城岳賞（サッカー部が候補）
(資料有)　・奨学生（決定はしているが後で報告）
・ 一期生の先輩方の粗品の準備があるので最終人数確認→宮城先生　　　　　　　　　

→昨年は粗品代３万円が今年は１０５００円（６０名の参加を予定しているため）・・予算組みを検討
卒業６０年の先輩たちへの粗品の件は今後どうするか、来年の検討事項（人数が多く予算の関係も含めて必要性があるのか）

・ 横断幕は階段を上がった受付のところに張ったほうがよいのでは？（賛成）

・ パンフレットは会場に当日届ける（光文堂　屋良さん）

・ パンフレットを入れる袋は７００枚宮城先生で準備する。

・ 会場での寄付金集めは３２期で行う。→３０期の安座間先輩よりアドバイスとして、同窓会に関心を持ってもらうためにも２０代の後輩たちにお願いしたほうがいいのでは？→検討

・ 受付は高校側で行う。

・ 二中の先輩方へは沖縄のお菓子を作っている３１期金城君の会社（オキニシア）よりお菓子の詰め合わせ（５００円程度）

・ ＊昨年は料理が足りなくクレームもあったという反省点があり、今年はどうするか？
（昨年は、７００名参加に対して３５０名分準備した。）

増やすのはいいが赤字になっては困る。→チケットの販売状況を見ながらぎりぎりまで検討する。　


　広告係：２５日までに入稿する。
　　　　　資料を見ながら、予定している会社への依頼状況確認する。
　　　　　３１期の広告予定予定者を含めて現在約５４万円
　

宮城先生：チケットの状況説明
　　　　　現在９４０枚出ているが入金は３１名分
　　　　　各担当にチケットの売り上げ予定数を出してもらう→約６８０枚予　　　　　　
　　　　　定。
　　　　　評議委員にも送付予定（宮城先生）
　　　　　今年の卒業生へも送付（各クラスに２名ずつ代表がいるので比嘉先生で担当）

その他：・総会と懇親会の合間にウェルカム演奏（チェロ）を予定している。

・４月２５日（木）広告係・パンフレット係はミーテイング予定
　　　　
　　　　・会議の終了後に決定したこと：抽選会係は３４期に依頼する。


各期に配布したチケットの販売予測数を集計。総計６６５枚。事務局ではチケット販売予測数を基に新たに予算案を組み直して次回の会合で報告します。　　　　　　　

　　　　　　記録　知念貴子（実行委員事務局）

事務局からの連絡

●広告媒体資料の広告サイズにミスがありました。

広告スペースの料金表のサイズの全５段、全３段、全２段、全１段です。

全５段　誤　266mm×204mm　　正　266mm×168mm
全３段　誤　158mm×204mm　　正　158mm×168mm
全２段　誤　104mm×204mm　　正　104mm×168mm
全１段　誤　50mm×204mm　　 正　50mm×168mm

です。いずれも横のサイズが36mm多くなっています。訂正してお詫びいたします。

なおすでに入稿済みの原稿については印刷会社と共同で直します。
これから入稿の場合はご注意下さい。


●懇親会の景品について
　３４期が景品の担当になってくれることになりました。
　

パンフレット・広報・景品の担当は４月２４日午後７時より城岳同窓会館で集まりがありますのでよろしくお願いします。

平成20年度城岳同窓会懇親会プログラム（案）

※現役生の参加の有無が未確定なのでプログラムは大きく変わる可能性があります。

司会　前加良　ひとみ（31期）


１、幕開け（和太鼓）　　　　　　　
　　　　　
２、開会の辞　　　　　　　　　　　懇親会実行委員長

３、同窓会長挨拶　　　　

４、乾杯　　　　　　　　　　　　　県知事

５、余興１（ハワイアンフラダンス）　　　　　
　　　　　　　　　　
６、那覇高等学校学校長挨拶

７、本年度奨学生紹介　

８、ビデオ放映

９、城岳賞贈呈

１０、二中校歌斉唱

１１、那覇高等学校校歌斉唱

１２、記念品贈呈

１３、余興２（ジャズ演奏）

１４、大抽選会

１５、閉会の辞　　　　　　　　　（次年度実行委員代表）

会場の音響設備の下見

事務局の前城が会場に行って来ました。

課題は万座の舞台の音が珊瑚の間に届かないことでした。音響に問題がないのかどうか、宴会部の方に尋ねると

今年は珊瑚の間にスピーカを設置して舞台の音が出るようにする。

メインスピーカの前にスローガン紙があったので音の通りが悪いのではないのか？

との回答。

結論として
当日会場舞台両袖のメインスピーカ前にスローガン紙を貼らない。

珊瑚の間のスピーカからも舞台の音を出す。

ことで音響の問題は改善するのではないでしょうか？

次回の委員会で検討したいと思います。

第5回 城岳同窓会懇親会実行委員会 議事録

平成20年4月3日(火)午後7時～9時

<パンフ係>　　別紙参照

知事、市長他　挨拶文依頼をそれぞれ担当で進めている
　4/15～20までに原稿搬入、印刷会社へ　　　4月いっぱいにまとめる。

[質疑]　　藤田氏より
　・　ページのタイトルでわかりにくい部分がある。

　（例）　初めての県外修学旅行とは？　 　　　　　　　　　　個人なのか那覇高なのかが不明瞭 　　　　　　　　　　 　　・依頼者の内容をダブラないように 　

[回答]　　31期　比嘉より
　　タイトル、内容についてもう一度吟味する


<広報係> 　　　　33期より
　現在あたってる段階　(具体的な内容についてはなし) 　
　前回の広告主から今年の縮小版の見本が欲しい旨あった
　31期前城が見本作成。担当者から広告主に確認をとってもらう →担当者に見本送付済み(4/4)


　31期より　　別紙参照
　　新規開拓分として31期より125,000円捻出
　　今後もさらに捻出予定
　　（抽選会の景品や内容については担当期の活動状況が見えない）　

<会場係>　　
　　別紙参照 　　　　1、記念品について
　 　　　　　　　　　　今年度贈呈予定者・・・那覇高1期性60人参加予定
　　宮城先生より回答（チケット配布状況にて）
　　　　*例年どおりの記念品を希望
　　　　（校歌のはいったCDの案があったが1期生の頃は校歌がなかった為却下） 　　　　　　　　　　　　　

　　　　そうなるとクリスタルのタテが、1個1,500円で計9万円の予算は、捻出可能か？ 　　　　　　　　　　　　
1期生60名のチケット代から充分捻出できる為、可能である


２、プログラムについて
　　　・　司会者は３１期の前加良ひとみさん確定
　　　・　乾杯の音頭は、知事へ懇親会実行委員長より依頼文にて要請
　　　・　余　興
　　　 　①　幕開け(太鼓)　　　３２期　,１２名程　　(１０～１５分）
　　　　　②　フラダンス　　　　　３１期　　４名　　　(１５分）
　　　　　③　ジャズ演奏　　　　　ＭＪＯ＋ポ－ル石垣　　１８名　（20～30分） 　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

予算５万円の予定だが楽器移動もろもろで予算オ－バ－になる可能性あり 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（川満氏を窓口として依頼）

藤田氏より
　　・　予算オ－バ－になった時は、どこから捻出するかは明記して報告

　　　　事務局より　予算案で予備費として98,000円を計上しているのでそこから捻出可能。
　　　　　　　　　　「懇親会実行のしおり」を作成予定。次年度、100周年に向けてスムーズな運営が出　　　　　　　　　　　来るようにする。

　　・　上江洲氏の友人のチェロ奏者は、どこで演奏させるか？

回答　　　総会終了後、懇親会始まる前の時間に何曲か舞台で演奏。


３、ホテル会場について
　　　・会場見取り図提示　　別紙参照 　　今年は、控え室２部屋
　　　*部屋を仕切ることが、できるので４部屋可能
　　　・音響については、昨年同様。スピ－カ－追加は、有料になる。 　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　*31期前城が、PA用スピーカカ－２個持ち込み可　後日ホテル担当と打ち合わせ

　　　・テ－マの垂れ幕は、従来通り設置　　・ビデオ用の台準備　・司会用の台　　40㎝高く
　　　・ニ中他先輩の円卓　　昨年より増やして７テ－ブル 　・ビデオ放映は、15分程度

要　望　(藤田氏）
　プログラムを早く決めてブログに載せた方がいいのでは。

　　　　チッケトの件　(宮城先生より）
　　　　　　　　　1500枚刷を配布済み　810枚出回っている→回収はまだ 　　　　横断幕の設置場所　　
　　　　　　　　　　　　　33期と上江洲氏、宮城先生→例年通りの場所
　　　　
広告原稿の締め切り 4/18締め切り

５月１日の会合でパンフレットのゲラ刷りの確認作業をすることが決定。

次回4月17日は懇親会30日前になります。秒読み段階ですのでそれぞれ計画・配置・連絡・受取等、不備のないようにお願いします。

参加者13名
進行:前城　明
記録:山城　美枝